imprimantes

Afin de remédier à cet investissement, si fastidieux, beaucoup d’entreprises choisissent la location plutôt que l’achat des imprimantes. En effet, l’option de la location présente plusieurs avantages. Découvrons plus de détails à travers cet article.

Les avantages de la location d’imprimantes

Un investissement à faible impact sur la trésorerie

Imaginez une société qui désire équiper ses employés par des imprimantes multifonctionnelles ou des imprimantes 3d et que le nombre d’employés est de 100 salariés !! Bien évidemment, le coût global de l’achat de ce matériel sera très élevé et pourra même impacter la bonne fluidité de la trésorerie de l’entreprise.

Dans ce cas de figure, la location d’imprimantes pour une durée déterminée constitue une meilleure solution car en plus du montant des mensualités qui sera faible et ce, suite à l’importance de la commande, la santé financière de l’entreprise ne sera pas affectée par une lourde charge financière.

Aussi, les montants des mensualités de la location sont comptabilisés comme des charges d’exploitation déductibles. De ce fait, ces charges seront incluses dans le bilan comptable de l’entreprise ce qui fera augmenter les dépenses et par conséquent diminuer le montant global des taxes à payer.

Un service d’entretien gratuit

L’action de location d’imprimantes est en fait formalisée par un contrat global de prestation de services. En effet, en plus de la livraison et l’installation des imprimantes, l’imprimeur à Montréal assure par le biais d’un contrat clair et net un service de maintenance et d’entretien de l’ensemble du pack d’imprimantes livrées et ce, complètement à sa charge. Bien évidemment, les frais d’entretien et de maintenance sont inclus indirectement dans le montant global de la location.

Cet avantage permet aux entreprises de ne plus se soucier des différentes pannes et dysfonctionnement pouvant survenir au matériel et ce, à n’importe quel moment.

Aussi, il est courant que certaines entreprises ne puissent pas réussir à réparer certaines pannes graves ou même d’accuser un retard important suite à la gravité et à la complexité de la panne, ce qui leur fait perdre beaucoup de temps et également d’argent.

Dans ce sens, il est important de savoir que la durée de vie moyenne d’une imprimante quelle que soit sa marque et quelle que soit sa performance est de 3 ans et au-delà de cette durée, le risque de survenue de panne augmente. Par contre, les performances de l’imprimante diminuent très sensiblement.

Ainsi, le recours à la location constitue une décision importante car l’entreprise ne sera pas obligée de débourser de l’argent pour payer les éventuels frais de réparation, d’entretien et de maintenance.

Un large choix

Le recours à la location d’imprimantes permet à la société de tirer profit d’un large choix parmi les outils technologiques les plus récents et également qui répondent mieux à ses exigences professionnelles.

Ainsi, l’achat d’une imprimante est une action pointue dans le temps qui demeure par ailleurs irréversible car il est impossible de revenir sur la décision d’achat dans le cas de la découverte de certaines fonctionnalités qui ne sont pas parfaitement adaptées ou que les besoins de l’entreprise ont évolué et que cet outil ne peut pas répondre à ces besoins.

La solution de la location, par contre, permet une marge importante de flexibilité car sous cette option, l’entreprise peut tout simplement demander le renouvellement ou également une livraison d’une imprimante toute neuve qui peut répondre parfaitement et correctement aux besoins professionnels de la société.

À noter que le recours à l’achat d’imprimante prive les entreprises de profiter des dernières avancées technologiques puisqu’il est impossible de revenir sur sa décision d’achat ni de demander l’intégration de nouvelles fonctionnalités, ce qui pousse la société, dans ce cas, de prévoir tout un budget supplémentaire pour pouvoir profiter d’un matériel de dernier cri.

Un conseil personnalisé

Le loueur d’imprimantes délivre à l’entreprise un conseil personnalisé en matière du choix le plus avantageux sur le niveau qualité-prix. Il procède à un diagnostic approfondi de l’activité de l’entreprise, de ses besoins pointus et des particularités ou des fonctionnalités spécifiques qui doivent être incluses dans les imprimantes à louer.

Cette pratique constitue un avantage important pour la société car souvent, lors de l’achat, il demeure très difficile d’opter pour le matériel adéquat qui répondra à plusieurs critères de choix à la fois, soit une adaptation parfaite aux besoins pointus et technologiques de l’entreprise, une durée de vie la plus optimale possible et un rapport qualité-prix le plus approprié possible.

Points importants à vérifier lors de la conclusion d’un contrat de location d’imprimantes

Malgré que la location d’imprimantes s’avère plus rentable que l’achat, il faut cependant accorder une attention particulière sur certains points spécifiques et ce, avant la conclusion du contrat de location. Parmi ces points, nous citons :

  • Négocier la possibilité de bénéficier d’un crédit-bail, ou un crédit sous option d’achat d’imprimantes plutôt qu’une simple location d’imprimantes. Cette alternative vous permet de récupérer l’imprimante louée après l’achèvement de la durée de location tout en mettant à l’esprit que l’essentiel du montant d’acquisition a été déjà réglé tout au long de la période de location.
  • Exiger l’option de remplacement immédiat de toute imprimante qui est tombée en panne par une imprimante de même performance et de mêmes caractéristiques afin de ne pas perturber le bon fonctionnement de l’entreprise durant la période de réparation de l’imprimante louée.
  • Discuter avec le loueur de la possibilité de livrer également les consommables d’impression et d’inclure tout la package dans une mensualité fixe ou variable. En fait, cette option vous permettra d’éviter les gènes répétitifs de la recherche et de l’installation de consommables.
  • Il vaut mieux ne pas dépasser une durée de 36 mois ou au maximum une durée 4 ans pour la période de location de l’imprimante. Ceci est expliqué par le fait que l’imprimante dispose généralement d’une durée de vie moyenne de 3 ans et au-delà de cet âge, elle commence à tomber fréquemment en panne.

De ce fait, il vaut mieux ne pas dépasser cette période de location afin de pouvoir bénéficier du renouvellement du matériel qui sera tout à fait neuf et également pour pouvoir renégocier les clauses du contrat de location.

Comme nous avons vu ci-dessus, l’option de la location d’imprimantes permet aux entreprises de bénéficier de plusieurs avantages financiers, de gestion et de flexibilité.

La comparaison entre l’option achat et location permet de conclure qu’il y a une bonne marge de profit à tirer quant à la location plutôt que l’achat et pour toutes les catégories d’entreprises, qu’elles soient grandes moyennes ou petites.