L’imprimante, cet outil technologique qui est fort utile tant dans la vie personnelle et professionnelle a beaucoup évolué au fil des décennies. Existant depuis des milliers d’années grâce à l’inventeur allemand Johannes Gutenberg qui l’a inventé en l’an 1440 pour imprimer la bible. De la toute première imprimante à celles qui sont présentement vendues, on peut constater que les imprimantes du passé n’ont rien à avoir avec celle d’aujourd’hui. Si on regarde la Samsung imprimante laser couleur, on constate qu’au fur et à mesure des années, les machines sont de plus en plus sophistiquées et performantes afin de répondre à la demande des consommateurs que ce soit un individu ou une entreprise.
Histoire du début de la meilleure imprimante laser et du jet d’encre
Durant les années 1970, à l’ère de la propulsion de l’informatique, une équipe d’informaticien développe l’imprimante jet d’encre pour remplacer les imprimantes matricielles dont le son était assourdissant pour les oreilles. Par la suite, l’entreprise IBM va breveter le jet d’encre pour émettre la première imprimante sur le marché. Grâce à la présence de la photographie numérique et les multiples alternatives de support qui sont déjà offertes, le jet d’encre connaît un essor phénoménal.
En 1971, à partir des modifications d’un photocopieur, la compagnie Xerox va créer le premier modèle d’imprimante laser. Plus tard, soit en 1976, la première imprimante laser est commercialisée par IBM pour imprimer un grand volume de documents tels que des factures.
La location d’une imprimante Montréal
Aujourd’hui, nous retrouvons une vaste gamme d’imprimantes qui s’adapte aux besoins des professionnels en entreprise. Les compagnies ont la possibilité d’acquérir une imprimante de leur choix selon trois modes : l’achat, la location d’une imprimante à Montréal ou le crédit de bail. En général, l’achat n’est pas la solution la plus rentable pour la compagnie.
En moyenne, la durée d’une location est entre-deux et trois ans, la durée peut s’étaler jusqu’à cinq ans. Cependant, les experts conseillent de ne pas dépasser le cap des quatre ans pour être avantagé lorsque vient le temps de renouveler l’imprimante et la renégociation du contrat. De plus, en l’espace de quatre ans, il se peut que les besoins de l’entreprise changent considérablement au point que cela nécessite un contrat différent que celui qui est en vigueur. Il est important de considérer qu’à la location, il y a une option de rachat lorsque le contrat prend fin, qu’on appelle crédit-bail.
La location d’une imprimante pourrait s’avérer la meilleure solution pour une compagnie qui désire rester flexible en termes d’impression, économiser dans son budget et avoir un service personnalisé en fonction de ses besoins.
Les éléments à considérer lors d’une location d’imprimante Montréal
L’étape du choix de votre imprimante est un moment décisif lorsque vous vous apprêtez à signer pour louer une imprimante. Tout d’abord, assurez-vous de bien connaître la taille de l’espace qui est disponible afin de choisir la machine qui est le mieux adaptée. De plus, il est important de déterminer quels sont les besoins de votre équipe. À cet effet, il est crucial de considérer certains facteurs tels que :
- Le nombre d’employés au sein de l’entreprise ?
- Combien d’imprimantes est-ce possible de louer à la fois ?
- Comment la livraison sera-t-elle effectuée ?
- Quelle est la quantité d’impressions couleur que vous pensez utiliser par mois ?
- Aurez-vous besoin d’avoir des fonctions supplémentaires telles que faxer, numériser, un bac supplémentaire pour trier les impressions, agrafer ou perforer vos documents ?
- Imprimer à distance?
- Quelle est la vitesse d’impression que vous voulez ?
- En termes de coût/ rapport, quels sont le rythme et le volume d’impression que vous souhaitez que votre imprimante puisse avoir ?
- Est-ce que voulez la meilleure imprimante laser sur le marché ou celle qui est à jets d’encre ?
- La qualité d’impression a-t-elle de l’importance pour vous ?
- En cas de nécessité d’un réapprovisionnement automatique quelles sont les démarches à effectuer ?
Les termes de maintenance dans le contrat même si c’est la meilleure imprimante laser ou jet d’encre
ne imprimante qui est régulièrement utilisée demande un entretien sur une base quotidienne. C’est pourquoi il est primordial de chercher à savoir si les pièces de la machine sont prises en charge par votre contrat. Ce serait un bon moyen de prévention pour vous contre les dépenses imprévues en cas d’importantes brisures. Si une panne survient, quel est le délai de réparation qui vous est garantie par le service de location ? De plus, est-ce que les frais de réparation sont inclus dans le contrat en plus de la main d’œuvre, ou les déplacements ? Renseignez-vous également s’il y a des frais en cas d’une résiliation du contrat avant la date prévue. Si c’est le cas quelles seront les pénalités encourues ? Est-ce que vous serez dans l’obligation de remettre l’imprimante et de payer l’intégralité des paiements restants en plus d’une indemnisation ? Dans le cas contraire, que se passe-t-il si vous désirez prolonger la durée de votre contrat ?
En optant pour louer votre imprimante, vous pourrez avoir la possibilité de choisir un modèle selon les dernières tendances afin d’être à la fine pointe technologique et de répondre aux critères du marché qui est constamment en évolution. Lorsque vous avez un contrat de location, au moment de renouveler votre contrat, vous pourrez remplacer votre ancien matériel par un modèle au goût du jour ou qui pourrait être mieux approprié aux besoins futurs de l’entreprise. Toutefois, assurez-vous de vérifier que les termes de votre premier contrat sont résiliés avant de signer pour le prochain.
Notez qu’il est important lorsque vous optez pour un contrat de location d’imprimante de prendre le temps de le lire pour être au courant des détails et des politiques concernant par exemple la durée, l’entretien et la date de renouvellement.
Les avantages d’une location et les inconvénients d’une imprimante Montréal
Si vous décidez de signer pour une location, sachez que la location est déductible des impôts. Donc, elle n’aura pas d’incidence sur les dettes de l’entreprise. De plus, l’entretien et le renouvellement du matériel sont pris en charge par la compagnie de location. Cela vous permet d’avoir l’esprit tranquille puisque vous avez la garantie qu’on vous donnera du matériel qui est récent, de qualité professionnelle et qui fonctionne parfaitement.
Bien qu’une location comporte des avantages qui pourraient être intéressants, d’un autre côté il y a quelques éléments qui pourraient faire réfléchir un peu plus longuement. Une location signifie que votre entreprise sera liée par un engagement financier. Aussi, certains contrats de location chargent des frais pour la différence lorsque l’entreprise est sous le seuil requis pour la consommation de papier.
En conclusion, prenez le temps avec tous les membres impliqués dans la décision de vous asseoir pour en discuter. Répondez à toutes les questions essentielles qui semblent cibler ce que vous recherchez. Regardez quelles seront les retombées positives et négatives à court, moyen et long terme pour votre entreprise. Si vous décidez de choisir une location, il ne vous restera plus qu’à trouver un expert avec qui faire affaire.
