En tant que propriétaire d’une entreprise, vous avez sans doute l’habitude de surveiller de près votre budget. Que vous achetiez de nouvelles fournitures de bureau ou que vous fassiez des investissements, votre budget est le facteur central de vos décisions.
Si vous êtes frustré par votre imprimante, votre photocopieur ou vos dispositifs de numérisation actuels, il est peut-être temps de passer à un photocopieur multifonction.
Compte tenu des facteurs limitatifs du budget de votre entreprise, vous voulez être sûr que votre investissement est judicieux. Vous trouverez ci-dessous les nombreux avantages dont bénéficiera votre entreprise grâce à une nouvelle marque de photocopieur.
Cependant, savez-vous comment choisir le meilleur photocopieur multifonction ?
Qu’est-ce qu’un photocopieur multifonction ?
Les imprimantes multifonctions combinent les fonctions d’un copieur couleur et d’une imprimante. Elles peuvent également télécopier et numériser vers des emplacements tels que les clés USB, le courrier électronique, ainsi que les services basés sur le Cloud.
Ces multifonctions sont construites pour répondre aux besoins d’impression des entreprises tout en réduisant les coûts de fournitures et en augmentant la productivité.
Ils peuvent être achetés ou loués et de nombreux accessoires sont disponibles pour la plupart des modèles. Les imprimantes multifonctions se connectent à votre réseau Wi-Fi et offrent une multitude de fonctionnalités pour répondre à vos besoins avancés en matière d’impression et de copie.
Recherchez la résolution, la vitesse et les couleurs
La meilleure façon de comparer les vitesses, les résolutions et les couleurs annoncées par les imprimantes est de bien comprendre les spécificités. Le site web d’un bon fournisseur d’imprimantes vous permettra de comparer les options côte à côte, ce qui facilitera autant que possible l’obtention d’un bon aperçu.
Vous pourrez également y vérifier des détails tels que les fonctions de sécurité, les informations relatives à la garantie et le temps d’impression. Un autre gage de qualité est une imprimante qui a été récompensée pour la fiabilité de son design ou son respect de l’environnement.
Coût de l’encre
Le coût de l’encre peut être mesuré par page, mais l’efficacité dépend du modèle d’imprimante et de sa conception. Une marque de photocopieur puissante et coûteuse peut ne coûter qu’environ 4 cents par page en noir et blanc et 8 cents par page en couleur.
Une imprimante plus abordable peut augmenter ces coûts de quelques centimes, mais ce n’est pas une différence énorme, sauf si vous imprimez des centaines et des centaines de pages chaque mois.
Certaines imprimantes fournissent des informations directes sur le coût par impression que vous pouvez consulter pour en savoir plus ou vous pouvez diviser vous-même le coût des cartouches de toner par le rendement par page de la cartouche à partir du coût par impression.
Les plans d’abonnement pour un approvisionnement continu en encre d’imprimante peuvent aider à réduire les coûts pour les entreprises à domicile si nécessaire. Acheter des cartouches rechargées ou les recharger soi-même est une perspective délicate. De nombreuses imprimantes ne reconnaissent pas les cartouches qui ne sont pas neuves et achetées directement auprès du fabricant.
Vérification des caractéristiques
Une fois que vous connaissez vos priorités, vous pouvez affiner votre choix en vérifiant les détails :
Mémoire : Plus la mémoire d’un appareil est importante, plus l’impression est rapide. Recherchez une mémoire standard d’au moins 0,5 mégaoctet.
Résolution : Le meilleur photocopieur contient une résolution plus élevée, cela signifie une meilleure qualité d’impression. Recherchez une résolution d’au moins 600 pixels par pouce pour l’impression standard ou plus élevée pour les tâches plus exigeantes.
Monochrome ou couleur : En termes simples, si vous voulez imprimer en couleur ou faire des copies e
n couleur en plus du noir et blanc, vous avez besoin d’une marque de photocopieur capable de produire de la couleur.
Laser ou jet d’encre : Bien que les machines à jet d’encre soient généralement plus lentes et plus coûteuses à utiliser, elles produisent un résultat de meilleure qualité.
Profondeur de bits : Cette spécification mesure la qualité de la numérisation. Recherchez un appareil dont la profondeur de bits est comprise entre 24 et 36.
Coût des consommables : N’oubliez pas d’inclure le coût du papier et des cartouches d’encre ou de toner dans le calcul du prix total.
Lire les avis
Consultez ce que les autres ont à dire sur les performances, la fiabilité et les caractéristiques de l’imprimante multifonction qui vous intéresse. Vous verrez tous les types d’avis qui peuvent révéler une tendance et vous aider à prendre une décision éclairée sur le type d’imprimante multifonction fiable, économique et adaptée à vos besoins.
Pensez aux coûts à long terme
L’achat d’une imprimante n’est pas un coût unique ; vous devrez également tenir compte des dépenses courantes liées au toner, au papier et à l’entretien. N’oubliez pas qu’il peut être intéressant d’acheter une imprimante plus chère qui répond à vos besoins et dont les coûts permanents sont moins élevés.
Envisagez une technologie d’impression qui intègre des consommables à longue durée de vie et l’un des coûts par impression les plus bas, pour un rapport qualité-prix optimal.
Le meilleur photocopieur pour le bureau
Au niveau de base, les options d’impression les plus courantes pour les bureaux d’entreprise sont les imprimantes à jet d’encre et les imprimantes laser. Les imprimantes à jet d’encre sont capables d’imprimer du texte, des graphiques et des photos, mais ont tendance à être plus lentes que les imprimantes laser.
Les imprimantes laser, quant à elles, excellent dans l’impression de documents en noir et blanc à grande vitesse.
Étant donné que la plupart des entreprises externalisent les travaux d’impression en couleur comme les brochures ou les publipostages, les imprimantes laser sont le choix le plus populaire parmi les propriétaires d’entreprises en raison de leur vitesse, de leur rendement élevé et de leur impression de texte de haute qualité.
Voici la différence entre les deux types de photocopieurs :
Imprimante Laser : Pour les entreprises qui souhaitent imprimer de grandes quantités, une imprimante laser est indispensable. Bien qu’elle soit plus chère à l’achat, l’imprimante laser est économique à long terme.
Une imprimante laser est idéale pour les projets dont les documents sont principalement constitués de texte. Un logo s’imprimera sans problème, mais les grandes images de type photo risquent de ne pas s’imprimer avec une grande qualité à partir d’un appareil laser.
Imprimante Jet d’encre : Un photocopieur multifonction à jet d’encre est abordable et les entreprises qui souhaitent faire un achat initial moins important ont tendance à se tourner vers ces imprimantes. Elles sont faciles à utiliser et nécessitent peu d’entretien. Elles sont idéales pour les bureaux qui impriment peu.
Les cartouches d’encre sont chères, donc si vous prévoyez imprimer en large quantité, les imprimantes à jet d’encre ne sont probablement pas faites pour vous. Envisagez une imprimante à jet d’encre si vous imprimez des chèques, des documents confidentiels ou des impressions de qualité photo.
Les besoins de sécurité
Selon la nature de votre activité, vous pouvez avoir besoin d’un niveau de sécurité plus élevé. Assurez-vous que le copieur que vous achetez offre la sécurité dont vous avez besoin et qu’il est évolutif au cas où vos besoins de sécurité changeraient.
Parmi les options possibles, citons les fonctions d’impression à la demande qui permettent de libérer les travaux d’impression sur le copieur, ainsi que les lecteurs de cartes, les codes PIN et même les lecteurs biométriques.
