Les photocopieuses et les imprimantes sont depuis longtemps des éléments standards de la plupart des lieux de travail. Alors qu’elles ne fournissaient autrefois que des impressions et des copies standard, les machines d’aujourd’hui sont beaucoup plus sophistiquées. Aujourd’hui, vous pouvez combiner les fonctionnalités de ces deux machines en un seul appareil, appelé photocopieur multifonction.
Outre les fonctions de base telles que l’impression et la copie, un photocopieur multifonction offre des fonctionnalités plus avancées, comme l’impression à distance et la connectivité Wi-Fi. Notre comparatif photocopieur vous permettra de vous guider pour choisir le meilleur photocopieur à Montréal.
Qu’est-ce qu’un photocopieur multifonction ?
Les photocopieurs multifonctions combinent les fonctions d’une imprimante et d’un copieur couleur. Elles peuvent également télécopier et numériser vers des emplacements tels que le courrier électronique, les clés USB et les services basés sur le Cloud. Les modèles plus avancés peuvent être personnalisés avec des options de finition, comme l’agrafage et la perforation.
Le photocopieur multifonction est conçu pour répondre aux besoins d’impression des entreprises tout en réduisant les coûts de fournitures et en augmentant la productivité. Ils peuvent être achetés ou loués, et de nombreux accessoires sont disponibles pour la plupart des modèles.
Les imprimantes multifonctions se connectent à votre réseau Wi-Fi et offrent une multitude de fonctionnalités pour répondre à vos besoins avancés en matière d’impression et de copie. L’achat d’une machine compatible avec votre technologie vous permet de répondre à tous vos besoins d’impression et de copie liés à votre activité en un seul achat.
Avantages d’un photocopieur multifonction
Gain d’espace
L’un des plus grands avantages d’un photocopieur multifonction est sans doute le gain d’espace qu’elle offre. Plutôt que de devoir trouver de l’espace pour une photocopieuse, un télécopieur et un scanner, vous pouvez disposer des mêmes fonctionnalités dans un seul appareil. Ce gain d’espace peut profiter à ceux qui essaient de tirer le meilleur parti de leur espace de bureau à domicile ou à ceux qui travaillent avec des contraintes d’espace importantes.
Une meilleure gestion des documents
Une imprimante multifonction permet d’organiser l’infrastructure d’impression de l’entreprise en un seul endroit, numériquement et physiquement. Les imprimantes multifonctions sont dotées d’un logiciel puissant qui permet à tout appareil sans fil, comme les Smartphones, de faire fonctionner l’imprimante.
L’impression sans fil devient de plus en plus souhaitable dans les bureaux, car le nombre d’appareils mobiles augmente dans la gestion des bureaux. Le personnel de bureau aura la possibilité de concevoir et d’imprimer des documents à partir d’une seule interface.
Efficacité du lieu de travail
Le fait de disposer d’un seul appareil capable d’imprimer, de numériser, de copier et de télécopier rationalise les opérations de l’entreprise, notamment parce que les imprimantes multifonctions effectuent tous ces travaux d’impression rapidement.
Grâce aux nombreuses options de finition, telles que l’agrafage et le pliage, les projets peuvent être achevés plus rapidement sans qu’il soit nécessaire de procéder à une finition manuelle ou d’attendre qu’une société d’impression externe termine le travail.
Les imprimantes multifonctions permettent également aux entreprises de rationaliser leurs processus en répondant aux besoins d’impression à distance. En imprimant à partir d’un appareil sans fil ou mobile, les travaux d’impression peuvent être réalisés en toute simplicité.
Réduction des coûts
Un autre avantage d’acheter un photocopieur à Montréal est la réduction des coûts liée à l’achat d’un appareil qui remplit plusieurs fonctions. Bien que le prix d’achat d’une imprimante tout-en-un puisse dépasser celui d’une imprimante traditionnelle, le coût global reste généralement inférieur à l’achat de plusieurs machines.
Par conséquent, vous pouvez bénéficier d’une fonctionnalité accrue sans payer pour chaque fonction. En plus des économies associées au prix d’achat initial, la maintenance d’un seul appareil coûte moins cher que celle de plusieurs appareils.
Processus de configuration facile
Puisque les utilisateurs n’ont plus à se préoccuper des câbles de connectivité, les imprimantes multifonctions sont beaucoup plus faciles à installer que les imprimantes traditionnelles. Lors de l’installation, ces imprimantes n’ont pas besoin d’être placées directement à côté de l’appareil, car elles peuvent être placées n’importe où sans problème.
Lors de l’installation, la seule chose dont on a besoin est un routeur. La seule chose qui pourrait rendre le processus de connexion légèrement difficile est le manque de familiarité de l’utilisateur avec le produit.
Comment bien choisir un photocopieur à Montréal
Résolution
Même si les imprimantes multifonctions ont des résolutions plus élevées que les imprimantes de bureau, vous devez déterminer à quel point vos résolutions doivent être élevées. Un cabinet d’avocats peut avoir besoin de résolutions suffisantes en noir et blanc pour les documents numériques, tandis qu’une société de design aura besoin d’une représentation précise des couleurs.
La mémoire est importante
La plupart des copieurs numériques et des imprimantes multifonctions disposent de types de mémoire interne qui leur permettent de stocker un nombre important de documents et de numérisations. Elle peut être indiquée sur les fiches techniques comme étant de la RAM, des SSD, des disques durs ou une mémoire de stockage standard pour chaque modèle.
Si votre entreprise a un volume élevé de travaux d’impression ou d’images, vous aurez besoin d’une capacité de mémoire élevée pour que la machine traite les travaux plus rapidement.
Connaître le coût total de possession
Lors de l’évaluation d’un photocopieur multifonction, prenez garde à ne pas considérer uniquement le coût du matériel initial. Il existe un certain nombre d’autres facteurs à prendre en compte, notamment le coût des fournitures. Une fois le coût de l’encre pris en compte, les imprimantes multifonctions à jet d’encre, initialement perçues comme étant peu coûteuses.
Le coût total de possession peut également augmenter de manière significative pour les appareils difficiles à utiliser et à entretenir, peu fiables ou ne disposant pas des fonctionnalités et des capacités nécessaires pour produire efficacement les résultats dont vous avez besoin.
Lire les avis
Faites vos devoirs. Lisez les critiques d’experts du secteur et d’autres entreprises qui ont utilisé l’appareil. Comparez les fiches techniques des fabricants avec celles d’organismes de test indépendants. Les pages des entreprises en réseaux sociaux peuvent également être utilisées pour avoir des informations sur ce produit.
La sécurité
Selon la nature de votre activité, vous pouvez avoir besoin d’un niveau de sécurité plus élevé. Assurez-vous que le copieur que vous achetez offre la sécurité dont vous avez besoin et qu’il est évolutif au cas où vos besoins de sécurité changeraient.
Parmi les options possibles, citons les fonctions d’impression à la demande qui permettent de libérer les travaux d’impression sur le copieur, ainsi que les lecteurs de cartes, les codes PIN et même les lecteurs biométriques.
Comprenez bien ses caractéristiques et ses capacités
Vous ne voulez pas investir dans une machine qui n’offre pas ce dont vous avez besoin. Prenez le temps de lire et de comprendre les différences entre les machines et les fonctionnalités qu’elles offrent. C’est grâce à ces connaissances ou aux conseils d’un expert, vous pourrez prendre une décision éclairée.
Notre équipe se fera un plaisir de vous aider en se renseignant sur vos habitudes d’impression et sur ce que vous recherchez afin de vous proposer l’imprimante multifonction la plus adaptée.
