Il existe de nombreux facteurs à prendre en compte si vous voulez calculer le coût réel de l’impression dans le bureau de votre entreprise afin de savoir comment le réduire. Le coût d’utilisation d’une imprimante de bureau ne se limite pas au prix d’achat de la machine.
Le coût total de possession dépend du prix d’un toner ou d’une encre appropriée, du papier que vous utilisez et des frais de maintenance. En outre, vous devez inclure les pièces de rechange adaptées et le tambour photoconducteur dans un photocopieur à Montréal.
Photocopieur Montréal – Pourquoi réduire les coûts d’impression ?
Comme vous l’avez probablement déjà remarqué, les services d’impression représentent une importante partie du budget global de votre société. Au cas où vous ne l’auriez pas déjà remarqué, c’est le moment de faire un calcul et de réviser votre budget. Les coûts d’impression représentent en moyenne entre 3 et 5 % des chiffres d’affaires annuels d’une entreprise. Ceci dépend toutefois de votre activité.
Faire des économies sur l’impression vous permettra de réduire vos coûts et de participer surtout à la préservation de l’environnement. Pour cela, il vous faut revoir l’ensemble de votre infrastructure informatique. Il vous faudra peut-être modifier votre matériel et investir dans des équipements plus économes en énergie. Ensuite, il faudra apprendre à vos employés à optimiser l’utilisation de l’impression.
Photocopieur Montréal – Astuces pour réduire le coût d’impression
Réduire l’utilisation de l’impression couleur
Les cartouches d’encre couleur coûtent cher, ce qui rend l’impression couleur onéreuse. En outre, l’impression couleur prend plus de temps que l’impression en noir et blanc. Comme le temps d’impression est plus long, la consommation d’énergie augmente aussi considérablement. Les cartouches d’encre et de toner couleur ne sont pas les seuls éléments coûteux ; toutes les imprimantes couleur sont comparativement beaucoup plus chères que les imprimantes noir et blanc normales.
Ces imprimantes sont également connues sous le nom d’imprimantes monochromes car elles n’utilisent que deux couleurs pour imprimer, à savoir le noir et le blanc. Il est évident que seules des cartouches d’encre noire sont utilisées pour l’impression monochrome, car le papier est déjà blanc.
Imprimez uniquement le texte dont vous avez besoin
Nous constatons tous que la plupart des sites Web que nous visitons contiennent des tas d’images, de publicités, de bannières et d’autres contenus divers qui accompagnent le texte de chaque page.
Pour cette raison, l’impression de ces pages Web peut s’avérer extrêmement difficile et l’impression des bannières et photos inutiles entraîne un gaspillage d’encre. Sur certains sites, vous pouvez trouver une option « imprimer cette page » qui supprime une grande partie du contenu non pertinent.
Cependant, vous trouverez souvent des publicités laissées dans l’impression. Si vous voulez aider vos employés à faire face à ce problème, vous pouvez leur demander de copier et de coller des paragraphes individuels du site Web dans Notepad ou Word, et de les imprimer à partir de là. C’est une très bonne idée, mais ils n’ont pas besoin d’utiliser cette vieille méthode, car ils peuvent désormais trouver des options beaucoup plus sophistiquées.
Choisir la technologie d’impression appropriée
La sélection d’une technologie d’impression est indispensable car elle influence fortement le coût de l’impression. Il faut choisir un type d’impression correspondant à vos attentes qui possède une technologie d’impression adéquate à votre capacité d’impression et au niveau de remplissage des couleurs de vos impressions.
Ce pourcentage de remplissage est lié au taux d’impression en couleur d’une page par rapport au noir et blanc. C’est ce qui va déterminer le meilleur choix de technologie.
Si vous avez un très gros volume d’impression, orientez-vous vers la technologie « Page Wide » ou laser. Ceci vous donnera la possibilité d’imprimer de manière rapide avec un coût à la page très faible. Ainsi, la pondération du choix du modèle et de la technologie d’impression sera d’autant plus importante et vos coûts d’impression seront optimisés.
Audit de l’utilisation individuelle
Le photocopieur multifonction permet de mesurer le nombre de copies que chaque membre du personnel réalise chaque mois. La plupart d’entre eux sont surpris d’apprendre la quantité de papier qu’ils consomment réellement et, grâce à cette information, ils sont plus susceptibles d’autoréguler le nombre de copies qu’ils impriment.
L’autorégulation est peut-être le meilleur moyen de sauver un arbre… ou une forêt entière ! Envisagez également de réduire le nombre de photocopieur multifonction individuelle et d’imprimantes de bureau – de nombreuses imprimantes de bureau sont extrêmement inefficaces, utilisent des cartouches d’encre coûteuses et ne sont même pas classées.
La consolidation d’un parc de photocopieur multifonction est l’un des moyens les plus simples d’économiser de l’argent.
S’orienter vers le coût par page
Il est possible d’acquérir du matériel, des consommables et des services grâce à un abonnement mensuel adapté à ses besoins. En outre, en recevant vos consommables à domicile, et ne payant que ce que vous consommez. Le coût par page offert avec un abonnement au coût par page est le plus bas disponible. Elle représente une véritable opportunité pour une meilleure gestion des coûts d’impression.
Revisiter les fournisseurs
Vous dépensez peut-être trop sans le savoir. Il est donc utile de chercher de nouveaux fournisseurs pour votre papeterie. Le marché est très concurrentiel en ce moment car toutes les entreprises veulent faire des économies. Il est important d’enquêter et de faire le tour du marché ; ne changez pas de fournisseur à la légère, ce qui semble être un produit à prix réduit peut ne pas être ce qu’il semble être.
Il peut parfois s’avérer payant de dépenser un peu plus au départ pour s’épargner des maux de tête et des coûts supplémentaires plus tard.
Le papier n’est pas seulement du papier. En mettant en œuvre ces quelques idées simples, il est possible de réaliser des économies importantes sur vos coûts d’impression globaux. Il est également important de noter que le pouvoir des personnes est un facteur important de réduction des coûts.
Si la réduction des coûts d’impression est dans la ligne de mire de vos employés, ils en seront conscients lorsqu’ils auront besoin d’imprimer un document.
Activez l’impression recto-verso
Il est étonnant de constater combien d’entreprises ne tirent pas encore régulièrement parti de l’impression recto-verso, alors qu’il s’agit d’une fonction standard de la plupart des machines modernes. La bonne nouvelle, cependant, c’est qu’il est facile de l’activer.
Il vous suffit de changer vos paramètres d’impression par défaut en « recto-verso » ou « imprimer sur les deux faces » dans votre navigateur ou votre traitement de texte et vous êtes prêt. En un seul clic, vous réduisez de moitié votre consommation de papier.
