Quelque soit sa taille et son secteur d’activité, l’entreprise nécessite toujours l’outil d’imprimante pour son fonctionnement quotidien. En effet, le parc informatique et fournitures bureautiques constituent l’un des éléments du budget d’investissement ainsi que celui de fonctionnement et ce, pour n’importe quel type d’entreprise.

Souvent, le manager et également les salariés négligent le coût que représente l’outil d’imprimante et l’entretien du photocopieur à Montréal dans le budget global puisqu’il est toujours considéré comme un élément de charges qui n’impacte pas grandement les frais de l’entreprise et parfois, ceci passe d’une manière inaperçue, car c’est pratiquement la dernière chose qu’un administrateur veut penser.

En fait, ceci peut être le cas pour une entreprise de petite taille dont le nombre d’imprimantes et de photocopieurs ne dépasse pas un maximum de 10 unités. Par contre, dans une entreprise qui emploie des centaines, voire des milliers de salariés et qui doivent pour la majorité d’entre-deux, être équipés d’imprimantes, de photocopieurs et de scanners afin d’assurer leur tâches quotidiennes. Dans ce cas, les charges relatives au parc informatique et fournitures bureautiques pourront voir un impact significatif sur le budget annuel d’investissement et de fonctionnement de l’entreprise.

Parfois, il s’avère très difficile de calculer le coût exact qu’engendre le parc informatique et les fournitures bureautiques sur l’ensemble des postes de charges annuelles de l’entreprise, surtout si on devait comptabiliser et évaluer le coût d’investissement, soit l’achat des imprimantes, des photocopieurs et des scanners, le consommable (ramettes papier, toner Laser et cartouches de jet d’ancre), le coût énergétique de fonctionnement des appareils ainsi que les charges relatives à l’entretien, à la maintenance et à la réparation du photocopieur et de l’imprimante.

Cette situation se complique davantage par le fait qu’il demeure impossible d’abandonner l’utilisation de l’outil imprimante et se contenter juste de la numérisation des documents surtout lorsqu’il s’agit de duplication de rapports d’études, d’activités, etc. Ces documents qui pourront être partager lors d’une réunion avec les membres du conseil d’administration à titre d’exemple. Aussi, les salariés ne se soucient généralement pas de l’intérêt et du gain économique que pourrait créer le moindre recours à l’impression et la duplication des documents, car selon eux, c’est un moyen et un outil essentiel de travail et le coût engendré reste minime, ce qui fait qu’il sera très difficile de pousser les salariés à se conformer à cette directive.

Cependant, il est toujours possible de pouvoir instaurer une stratégie de réduction des coûts d’impression au niveau des entreprises et ce, quelque soit leur nature et leur taille.

La première action à adopter est de recourir à un audit global du parc informatique. Cet audit doit concerner l’ensemble des imprimantes multifonctionnelles laser ou jet d’ancre, les photocopieurs laser ou jet d’ancre et les scanners. Opérationnellement, l’audit devra relever leur nombre, leur nature, leur emplacement, leur niveau d’utilisation (personnel, équipe qui partage le même appareil), leur type (jet d’ancre, laser, noir et blanc, couleur), les différents contrats d’entretien, de maintenance et de réparation qui existent. Ensuite, il faut quantifier les consommables existantes à l’heure de réalisation de l’audit et ceux commandés annuellement par le département d’approvisionnement ou des moyens généraux.

A partir de ces paramètres, vous pouvez faire ressortir plusieurs indices de très grande importance et utilité, sur la base desquels, vous pourrez réaliser plusieurs économies sur le coût annuel global relatif à l’outil imprimante.

Il s’agit de calculer le taux d’utilisation de l’outil imprimante par unité de temps (jour, mois, année), la quantité d’énergie consommée par unité, la quantité de consommables consommée par appareil et par unité de temps et surtout l’efficience de l’utilisation de chaque appareil.

Notons que ce plan d’audit peut être réalisé facilement par les entreprises de petite taille. Par contre, il demeure relativement difficile de procéder à un audit global de l’outil imprimante au niveau d’une entreprise de grande taille surtout si cette dernière emploie des centaines ou des milliers de personnes. Dans ce cas, il est possible de faire appel à des prestataires de services spécialisés pour assurer la réparation des imprimantes laser couleur à Montréal.

Après la réalisation de cet audit, vous pouvez instaurer une stratégie visant l’amélioration technique et opérationnelle du parc de l’outil imprimante au niveau de votre entreprise. L’objectif, comme il a été déjà signalé, est l’amélioration de l’efficience de l’outil imprimante.

Par la suite, vous devez commencer par vulgariser les bonnes pratiques d’utilisation de l’outil imprimante et sensibiliser tous les salariés quant aux nouvelles directives visant l’instauration de la nouvelle stratégie d’amélioration de l’efficience de l’outil imprimante.

D’abord, pensez à éviter l’équipement de chaque bureau d’un outil imprimante personnel mais plutôt d’un outil imprimante collectif qui pourra servir à un équipe de salariés dont la taille minimale est de 5 personnes et la taille maximale est de 10 personnes. Cette action permettra d’économiser de l’énergie et du coût d’acquisition du matériel.

Cette action pourra être contrariée par le refus de certains chefs d’équipes ou managers qui ne vont pas accepter d’utiliser l’outil imprimante avec leurs subordonnés et d’avoir des imprimantes personnelles. Aussi, il se peut qu’un salarié déclare qu’il sera obligé d’imprimer des documents confidentiels qui ne doivent pas être partagés avec les autres membres de l’équipe.

Dans cette situation, il faut traiter le problème cas par cas et sans pour autant abandonner l’idée et l’objectif stratégique de la dite action.

Une autre action très importante est à adopter, il s’agit du recours à l’utilisation des meilleures imprimantes laser multifonctions qui peuvent à la fois servir d’imprimante, de photocopieur et de scanner. Cette action permettra à la fois d’économiser l’énergie électrique, l’espace et les frais de réparation, d’entretien et de maintenance. Dans ce sens, il est vivement recommandé de faire appel à un prestataire de services de réparation et de maintenance et ce, pour un contrat annuel de maintenance de l’ensemble des outils imprimantes de l’entreprise et ce, afin de pouvoir négocier le contrat avec un seul fournisseur de services et par la suite, faire une économie d’échelle.

Un autre point qui s’avère très utile, mais par contre, un peu difficile à appliquer car il peut y avoir une certaine réticence auprès des salariés. Il s’agit de paramétrer l’ensemble de l’outil imprimante de l’entreprise pour une impression et une duplication de documents en noir et blanc, en recto-verso et en mode brouillon et ce, plutôt qu’utiliser une imprimante couleur.

Ce paramétrage permettra de réaliser un gain très important au niveau du coût global de l’impression et de la duplication, mais les salariés peuvent rejeter cette mesure, surtout le personnel du département Marketing qui procède souvent au développement de certains supports publicitaires et outils de communication qui doivent être imprimés avec une haute résolution et avec couleur et ce, pour pouvoir valider ces supports avant de passer la commande à une imprimerie spécialisée.

Aussi, il faut veiller à ce que les salariés ne puissent imprimer que les documents dont ils ont vraiment besoin et de visualiser le maximum possible les documents qui ne nécessitent pas d’être partagés sur les écrans des ordinateurs avec utilisation du scanner ou du courrier électronique dans le cas du partage avec les membres de l’équipe. Dans ce sens, il faut éviter d’imprimer ou de dupliquer les images trop chargées ou les pages web trop chargées et ce, afin de ne pas consommer beaucoup d’ancre ou de toner Laser.