votre environnement de travail

Nul n’ignore le rôle de l’outil imprimante, photocopieur et scanner dans le fonctionnement quotidien des entreprises, toute taille et tout secteur d’activité confondu. Il s’agit d’un ensemble de moyens indispensables pour dupliquer, scanner et produire les documents, les rapports, les factures et tout autre document que l’entreprise puisse avoir besoin pour son fonctionnement normal.

Cependant, on oublie souvent que ces outils font partie intégrante de l’environnement de l’entreprise, soit une composante fondamentale de l’espace de travail et c’est un élément important pour sa productivité.

Aussi, il existe une grande différence entre l’outil imprimante installé dans les bureaux individuels des employés de sorte que chaque collaborateur dispose de son propre matériel et l’outil imprimante mis en place dans un espace partagé par l’ensemble ou une partie des collaborateurs qui utilisent les imprimantes, les photocopieurs et les scanners.

En effet, l’achat d’imprimante et / ou photocopieur, son installation, son utilisation, sa gestion et également son optimisation diffère très sensiblement entre les deux modes ci-dessus.

Tout d’abord, il faut savoir que le fait de partager l’imprimante entre l’ensemble des collaborateurs au niveau d’un espace collectif constitue une sorte de milieu socioprofessionnel typique qui permet aux employés de se rencontrer, d’échanger et de partager une grande quantité d’informations à caractère professionnel. A ce niveau, l’agencement de cet espace doit être pensé d’une manière optimale afin de tirer le maximum d’efficacité professionnelle pour les collaborateurs.

Un parc d’outil imprimante, c’est tout un système d’information à gérer !

En effet, le parc d’outil imprimante, photocopieur et scanner est tout un systéme à gérer surtout au niveau des grandes entreprises où le nombre d’imprimantes est élevé et où il y a un effectif important de collaborateurs qui l’utilisent.

Dans ce sens et avec la fréquence de l’utilisation et de l’hétérogénéité des tâches, il devient très difficile d’optimiser le systéme d’utilisation de ce parc d’imprimantes, ce qui pourra mener à des pertes financières et organisationnelles.

Quant aux problèmes financiers, il faut dire que le manque d’optimisation de l’imprimante peut conduire à un épuisement immédiat du matériel et par conséquent, des frais supplémentaires de maintenance, d’entretien et de réparation de l’imprimante, sans compter le gaspillage du papier et des cartouches laser. Ceci est du principalement à l’absence de contrôle des tâches d’impression auprès des collaborateurs puisqu’il ne demeure toujours pas nécessaire de photocopier et d’imprimer tout document et à n’importe quel moment mais par contre c’est le niveau de nécessité qui devra primer plutôt que le simple fait de disposer de l’ensemble des documents en version papier. En effet, personne ne peut nier que parfois on imprime des documents pour le simple fait d’imprimer alors qu’on peut très facilement visualiser le même document sur notre écran d’ordinateur.

Sur le plan organisationnel, il faut noter que la quantité d’information échangée à travers les périphériques de l’imprimante, photocopieur et scanner dans un environnement professionnel partagé par un nombre important d’employé est élevé surtout que ces informations restent pour la majorité des cas, stockées dans la mémoire de ces outils. Ceci peut engendrer plusieurs désordres, entre autres le flux et la fluidité de l’information, la confidentialité professionnelle qui demeure parfois relativement sensible entre les différents départements de l’entreprise et parfois même entre la direction générale, le département de la comptabilité (fiches de paie, primes et indemnités…) et les autres départements.

Aussi, la quantité des informations stockées dans les périphériques des meilleures imprimantes, photocopieurs et scanners peut parfois créer certains problèmes techniques qui peuvent nuire au bon fonctionnement du parc d’imprimantes surtout que la quantité d’information journalière stockée est importante (ralentissement de la mémoire de stockage, de la fonction d’exécution…).

De ce fait, il s’avère nécessaire de concevoir et de mettre en place un systéme de gestion du parc d’imprimantes qui permettra d’optimiser le fonctionnement des imprimantes et ce, pour le bon fonctionnement global de l’entreprise.

Comment mettre en place un systéme d’optimisation du parc d’imprimantes dans un environnement professionnel ?

En fait, ce point demeure fréquemment négligé par beaucoup d’entreprises qui sous-estiment le coût que peut engendrer le non optimisation du parc d’imprimantes.

Imaginons une grande entreprise qui compte des centaines de salariés et dont les bureaux sont équipés (d’une manière individuelle ou collective) d’outils d’impression, de photocopie et de scan des documents. Maintenant, estimons le coût du papier, des cartouches laser, de l’énergie électrique, de l’amortissement et de l’entretien du parc d’imprimantes dans le cas où les collaborateurs impriment ou dupliquent chaque jour d’énormes quantités de documents dont ils n’ont nécessairement pas besoin.

La direction peut ne peut apercevoir dans l’immédiat l’ampleur de ce mode d’utilisation et de gestion du parc d‘imprimantes mais sur le long terme, l’impact sur la trésorerie de l’entreprise va nécessairement apparaître.

Pour améliorer le système de gestion de l’imprimante dans un environnement professionnel et optimiser par conséquent, l’efficacité et le fonctionnement global de l’entreprise, il faut procéder à un audit voire un diagnostic de la situation actuelle du mode de fonctionnement. Ceci revêt d’une importance primordiale puisque c’est  à ce niveau que les dysfonctionnements vont apparaître et ce, sur tous les niveaux (besoin réel, nécessité, sécurité et confidentialité de l’information, durabilité du matériel, expérience client et surtout le sens du respect de l’environnement auprès de l’ensemble des collaborateurs).

Ensuite et sur la base des résultats de ce diagnostic, l’ensemble des données collectées, décrivant les sources d’erreurs et des défaillances, seront comparées avec un modèle optimal qui minimise les pertes au niveau énergétique, financier et organisationnel. L’écart mis en avant permettra de développer un système de gestion claire et logique qui sera présenté sur un tableau de bord et partagé avec l’ensemble des collaborateurs.

Bien évidemment, il faut prévoir une formation qui sera destinée à l’ensemble des collaborateurs tout en leur permettant de s’initier à une utilisation efficace, durable et respectueuse de l’environnement de l’imprimante, photocopieur et scanner.

A noter que pour pourvoir réussir cette opération, il faut absolument faire appel à un prestataire de services hautement qualifié et expérimenté qui pourra assurer un audit et un diagnostic approfondi pour un système de gestion optimisé du parc d’imprimantes au sein de l’entreprise.

Aussi, il demeure préférable de confier au prestataire de services tout le projet, soit l’audit et le diagnostic du système actuel de fonctionnement du parc d’imprimante, la mise en œuvre d’un nouveau système de gestion optimisé et également la livraison, l’installation, l’agencement spatial de l’ensemble du parc informatique et la formation de l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise quant au mode de gestion adéquat et optimisé du parc d’imprimantes.