Que signifie MPS ?
MPS (Managed Print Services) concerne ce que votre bureau imprime et la manière dont il le fait sur les imprimantes qui se trouvent dans votre ou vos bureaux.
MPS consiste à prendre en charge l’ensemble du parc d’imprimantes de votre bureau, à fournir des outils pour surveiller et gérer vos appareils. Ainsi qu’à livrer des fournitures et à offrir un service optionnel sur site pour maintenir vos appareils en état de marche.
Après avoir trouvé un vendeur de photocopieur et effectuer un achat de photocopieur, les entreprises confient la maintenance de leur parc d’imprimantes à des fournisseurs tiers qui proposent une gamme complète de services.
Des services visant à assurer le bon fonctionnement des imprimantes, des scanners, des photocopieurs et des télécopieurs et à garantir qu’ils sont toujours bien approvisionnés en toner et en encre.
Si vous êtes à la recherche d’un vendeur de photocopieur professionnel, Copicom offre tout cela et bien plus encore, tout en permettant à votre organisation de réaliser des économies importantes. Copicom vous garantit aussi un service après-vente pour vos imprimantes scanner.
Pourquoi avez-vous besoin de services de gestion d’impression ?
Saviez-vous en supposant que votre entreprise est semblable à la plupart des entreprises – que 1 à 3 % de votre chiffre d’affaires annuel est utilisé pour créer des documents ? Lorsque votre parc d’imprimantes n’est pas géré, cela peut coûter encore plus cher.
La plupart des entreprises n’ont aucune idée de l’utilisation réelle de cet argent. C’est pourquoi les services de gestion d’impression sont si importants pour de nombreuses entreprises.
Avec le bon concept de services de gestion d’impression, vous avez le contrôle de vos imprimantes et de vos coûts d’impression, et vous bénéficiez de nombreux autres avantages. Avec les MPS Montréal, vous réduisez votre utilisation de papier et votre consommation d’énergie, ce qui contribue à protéger l’environnement.
Plusieurs solutions logicielles MPS vous aident à réduire les coûts, à protéger la confidentialité des documents, à vous permettre d’imprimer à tout moment, à acheminer les travaux d’impression là où cela s’avère rentable via les imprimantes optimales, à archiver les documents qui sont rapidement retrouvés ou à permettre la modification et l’optimisation de flux de travail prédéfinis.
Les services de gestion d’impression réduisent vos coûts, gèrent vos documents, de la création à l’archivage, et assurent une sécurité accrue.
Le processus des services de gestion d’impression
Il commence par une évaluation. Sur la base d’une analyse de l’ensemble de votre environnement d’impression et de tous ses aspects, vous apprenez à connaître votre situation actuelle. Vous apprenez comment votre imprimante sera utilisée, par qui et pour faire quoi, ce que cela coûtera et où se trouvent les points faibles de votre entreprise.
Soit en même temps, soit avant ou peu après l’analyse, vous définissez vos objectifs qui doivent être soutenus par un projet MPS Montréal. Outre la réduction du coût de l’impression, vous avez probablement des idées concrètes de ce que vous voulez accomplir autrement.
C’est ici qu’on peut le faire. Si vous apprenez tout sur votre imprimante en utilisant des solutions logicielles, vous trouverez rapidement les domaines de votre activité que vous pouvez améliorer.
Lorsque la situation actuelle et les objectifs sont déterminés, un concept doit être réalisé. Le concept est créé par le prestataire de services MPS, qui doit avoir beaucoup d’expérience car le MPS est exigeant et complexe.
Le concept cible comprend l’optimisation de l’environnement d’impression, y compris toutes les solutions logicielles nécessaires à votre activité. Il peut inclure tout ou partie de vos imprimantes existants en complément de nouveaux systèmes d’impression ou le remplacement de tous les systèmes existants par l’ajout de nouvelles imprimantes.
Que dois-je rechercher dans un service de gestion d’impression ?
Il n’est donc pas surprenant que près de la moitié des entreprises cherchent à étendre leur utilisation des programmes de gestion déléguée des impressions. Mais tous les fournisseurs de services d’impression ne sont pas égaux.
Disposent-ils d’une solution de remplacement ?
Une imprimante de bureau, correctement entretenue, peut durer longtemps. Mais comme tout élément de technologie, elle peut se briser. Recherchez un programme MPS qui vous offre la tranquillité d’esprit pour vos appareils, et qui peut proposer une unité de remplacement si et quand un appareil de bureau est irréparable.
Un programme de remplacement est un excellent moyen de vous éviter les dépenses liées à l’acquisition de nouveaux appareils inutiles.
Vont-ils vous aider à déterminer vos besoins d’impression ?
Si une entreprise arrive et propose immédiatement une solution d’impression complexe, ou commence à suggérer des mises à niveau d’équipement avant d’avoir pris le temps de vraiment comprendre ce que vous imprimez et pourquoi vous l’imprimez, elle n’a peut-être pas vos intérêts à cœur.
En revanche, une entreprise MPS mature commence par établir la base de référence de ce que vous imprimez aujourd’hui, que ce soit sur des photocopieurs canon ou ceux que Copicom peut vous proposer.
Contribueront-ils à établir un coût total de possession ?
Une société MPS Montréal digne de ce nom vous aidera non seulement à déterminer ce que vous avez et comment vous l’utilisez, mais aussi à savoir combien vous payez pour cela. Imprimantes, toner, réparations etc. Et tout cela a un coût, que vous l’ayez mesuré ou non.
Les raisons pour effectuer un achat de photocopieur MPS
Les services d’impression gérés visent à apporter efficacité et clarté à ce qui est souvent un processus commercial coûteux mais mal compris. Voici quelque raison de mettre vos services d’impression entre les mains d’un expert :
Efficacité : Les pannes d’équipement sont irritantes pour vos employés et coûteuses pour votre entreprise. Elles mobilisent également votre équipe informatique qui doit diagnostiquer les problèmes et gérer la maintenance et les réparations des équipements.
Une solution MPS décharge l’équipe informatique de ce fardeau et lui permet de se concentrer sur son travail principal. Elle peut également minimiser les temps d’arrêt des imprimantes en remplaçant les processus manuels par des processus automatisés qui envoient des alertes et des notifications sur les besoins en fournitures et les problèmes de service.
Sécurité : La sécurité des données et la confidentialité des informations sont des préoccupations croissantes pour les entreprises et leurs clients. Les nouvelles imprimantes disposent de fonctions de sécurité sophistiquées qui permettent de protéger les données confidentielles et la vie privée.
Réduction des coûts d’impression : Lorsque vous effectuer un achat de photocopieur, ce type d’imprimantes MPS sont si populaires est qu’elles permettent de réduire les coûts par rapport à un simple photocopieur qui imprime en noir et blanc.
De plus en plus d’entreprises recherchent des moyens d’optimiser et de rationaliser des processus commerciaux coûteux ou inefficaces.
En externalisant les services d’impression à un MPS, les entreprises prestataires peuvent économiser jusqu’à 30 % sur les coûts d’impression.
Un meilleur aperçu: Bien que l’impression soit l’une des principales dépenses des entreprises, 90 % d’entre elles ne savent pas combien elle coûte.
Cela s’explique en partie par le fait que, dans la plupart des entreprises, la responsabilité de la gestion des imprimantes incombe principalement au service informatique, mais que d’autres services s’occupent souvent de choses comme la mise en place des autorisations et la commande des fournitures.
Il peut donc être difficile d’avoir une vision claire de ce qui se passe réellement. Il est difficile de prendre des décisions éclairées sans savoir combien vous dépensez et où.
La centralisation des services auprès d’un fournisseur MPS vous permet d’obtenir une vue d’ensemble ainsi que les données dont vous avez besoin pour faire de meilleurs choix.
