Qu’est-ce que MPS ?
MPS (Managed Print Services) est la consolidation et la gestion des besoins d’une organisation en matière de copieurs et d’imprimantes dans le cadre d’un programme unifié, l’équipement et le service étant fournis par un fournisseur externe.
MPS possède et gère l’équipement et fournit les fournitures, ce qui évite d’avoir acheté ou louer des imprimantes et des copieurs. MPS rencontre chaque département pour effectuer une évaluation afin de déterminer au mieux les besoins du département.
Les services de gestion d’impression sont reconnus comme une pratique commerciale exemplaire. MPS a été sélectionné à l’issue d’un processus d’appel d’offres auquel ont participé des utilisateurs de tout le campus.
Les départements qui ont besoin d’un programme » Higher Touch » qui inclut le papier et la facturation à plusieurs budgets peuvent opter pour MPS Plus. Cette option a remplacé l’ancien programme de copieurs ministériels. Veuillez nous contacter pour plus d’informations.
Pourquoi choisir le MPS pour un photocopieur ?
Les services de gestion d’impression sont devenus une solution commerciale pour les entreprises qui souhaitent optimiser et numériser leur infrastructure d’impression au sein de l’organisation.
En s’associant à un prestataire de services externe qui gérera tous les aspects des périphériques d’impression tels que les imprimantes, les scanners et les copieurs, les employés passent moins de temps à gérer les documents et à dépanner les machines et plus de temps à se concentrer sur les opérations commerciales essentielles.
En ce qui concerne la gestion de l’impression, il existe de nombreuses options d’impression qui répondront aux besoins de votre entreprise tout en augmentant la productivité des employés et, surtout, en réduisant les coûts opérationnels globaux qui découlent d’une utilisation inefficace des ressources d’impression.
Étant donné que vos employés au bureau ont besoin de plus de fonctionnalités pour leurs espaces de travail, les copieurs MPS peuvent être les appareils idéaux dont vous avez besoin pour remplacer tous les copieurs, télécopieurs, un photocopieur et scanners autonomes. Les copieurs MPS sont tout-en-un et effectuent plusieurs tâches, ce qui permet d’améliorer les flux de travail.
Les avantages du MPS
Un meilleur aperçu
Bien que l’impression soit l’une des principales dépenses des entreprises, 90 % d’entre elles ne savent pas combien elle coûte.
Cela s’explique en partie par le fait que, dans la plupart des entreprises, la responsabilité de la gestion des imprimantes incombe principalement au service informatique, mais que d’autres services s’occupent souvent de choses telles que la mise en place des autorisations et la commande des fournitures.
Il peut donc être difficile d’avoir une vision claire de ce qui se passe réellement. Il est difficile de prendre des décisions éclairées sans savoir combien vous dépensez et où. La centralisation des services auprès d’un fournisseur MPS vous permet d’obtenir une vue d’ensemble ainsi que les données dont vous avez besoin pour faire de meilleurs choix.
Sécurité améliorée pour les documents sensibles
Les services de gestion d’impression résolvent certains des problèmes de sécurité les plus courants en matière d’impression professionnelle : données non cryptées, absence de détection des menaces, appareils mal configurés et accès non contrôlé (aux imprimantes et aux documents).
MPS propose des fonctions d’impression et de numérisation cryptées, de détection des menaces, de mise à jour des micrologiciels et d’authentification des imprimantes.
Enfin, la sécurité des documents est un besoin essentiel pour de nombreuses entreprises et est souvent exigée par les organismes de réglementation gouvernementaux. La solution HP MPS peut garantir que les documents qui doivent être privés le restent.
Réduction des coûts
Vous pensez probablement que les coûts d’impression élevés font partie intégrante de votre activité. Cependant, vous pouvez économiser de l’argent et réduire les coûts grâce aux services de gestion d’impression.
L’équipe analysera vos dépenses et cherchera des moyens de vous faire économiser de l’argent. Avec le bon plan, vous pouvez économiser de l’argent tout en améliorant votre efficacité. Ce type de situation gagnant-gagnant n’est possible que si vous utilisez les services de gestion d’impression.
Tout d’abord, le fournisseur de services d’impression gérés évaluera l’utilisation de l’impression de votre bureau. L’équipe prendra en compte le coût par page de vos différents appareils, ainsi que l’utilisation des fournitures.
Elle déterminera même si les employés utilisent de l’encre couleur alors qu’ils pourraient utiliser du noir et blanc. Comme vous le savez probablement, l’encre couleur est beaucoup plus chère et peut vous faire dépasser votre budget d’impression.
Après avoir effectué une évaluation, l’équipe créera un plan de réduction des coûts. Il peut s’agir de n’autoriser que certains employés à imprimer en couleur ou à utiliser votre imprimante multifonction. L’entreprise peut également vous faire économiser de l’argent en assurant la maintenance et l’entretien.
La maintenance de routine permet d’éviter les problèmes graves, et l’entretien garantit que votre machine est disponible pour répondre à vos besoins d’impression. Les prix étant fixes, vous n’aurez pas à craindre de dépenser le maximum lors d’un appel de service.
Permettez à votre service informatique de se concentrer sur d’autres tâches
Si vous êtes comme la plupart des entreprises, votre service informatique est déjà trop sollicité. Les techniciens passent leurs journées à éteindre des feux dans l’entreprise. Souvent, les problèmes sont liés à un photocopieur ou à l’imprimante du bureau.
Tant qu’ils sont occupés à gérer les problèmes d’impression, ils ne peuvent pas consacrer suffisamment de temps à d’autres domaines. Vous pouvez leur libérer du temps en optant pour des services d’impression gérés.
Vous pouvez alors appeler votre société de photocopieurs de bureau au lieu de votre service informatique chaque fois qu’un problème survient. En retirant la maintenance d’un photocopieur de bureau de la liste des tâches de votre service informatique, ils seront plus efficaces, plus performants et plus satisfaits de leur travail – et croyez-nous, votre personnel vous en remerciera.
Plus respectueux de l’environnement
Si votre entreprise s’est engagée à fonctionner dans le respect de l’environnement, une solution MPS contribuera à réduire l’empreinte carbone de votre organisation. Vous pouvez utiliser la solution MPS pour réduire votre consommation de papier, de toner et d’autres fournitures. La consolidation des appareils à l’aide d’une solution MPS contribuera également à réduire la consommation électrique.
De nombreuses entreprises adoptent le MPS pour profiter d’avantages tels que le respect de l’environnement, la sécurité et l’efficacité. Si vous n’êtes pas satisfait de la gestion des services d’impression, la mise en œuvre d’une solution MPS changera complètement la façon dont votre entreprise aborde l’impression.
Améliorer l’efficacité
Si vous deviez donner un dollar à chaque fois que votre imprimante se bloque, manque d’encre ou n’imprime pas correctement ? Vous verriez rouge en un rien de temps. De nombreuses imprimantes dans les entreprises aujourd’hui sont lentes et sujettes à des dysfonctionnements, ce qui vous fait perdre du temps et de l’argent.
Les services de gestion d’impression ne se contentent pas de vous fournir une nouvelle imprimante. Ils analyseront les besoins exacts de vos services pour s’assurer que vos ressources sont utilisées à bon escient et que chacun dispose d’un photocopieur doté des fonctions dont il a besoin pour scanner, copier, faxer et bien sûr, imprimer.
