Les hôpitaux ou les cliniques médicales ont besoin que tous les systèmes fonctionnent 24 heures sur 24. Les prestataires de soins de santé et surtout les patients ne peuvent se permettre aucun temps d’arrêt. Sous la pression du traitement des patients, d’autres fonctions commerciales importantes ont été mises de côté en raison de la surcharge.
Cependant, un environnement d’impression fonctionnel et une bonne gestion des documents sont essentiels au bon fonctionnement du système hospitalier.
Les dossiers et les fichiers des patients doivent être précis et prêts à être transférés à d’autres services, voire aux compagnies d’assurance, sans problème ni retard.
C’est pourquoi un photocopieur laser, photocopieur laser couleur et autres appareils de duplication électronique font partie intégrante de l’environnement de bureau moderne, et certains employés peuvent être amenés à les utiliser pendant de longues périodes.
Quels sont les types de photocopieur laser ?
Auparavant, seules les imprimantes laser noir et blanc étaient disponibles, mais depuis l’amélioration de la numérisation, les imprimantes couleur sont entrées en service. Aujourd’hui, les imprimantes laser sont disponibles aussi bien en couleur qu’en noir et blanc.
Selon le type, il faut acheter des toners. Les derniers types d’imprimantes permettent également de scanner, d’envoyer des courriels et des télécopies en plus de l’impression.
Les avantages d’avoir un photocopieur laser dans votre clinique
La sécurité
Les cybercriminels sont plus intelligents que jamais et si vous ne vous concentrez pas sur la sécurisation de tous vos appareils. Les photocopieurs et imprimantes numériques peuvent exposer vos informations à des utilisateurs non autorisés qui peuvent les lire via des connexions Bluetooth et Wi-Fi.
Le secteur de la santé étant l’un des plus sensibles en matière de sécurité, il est essentiel que les organismes de santé adhèrent à des politiques strictes et rigoureuses en matière de confidentialité des patients et de protection des données.
C’est pourquoi les machines et les logiciels dotés de dispositifs de sécurité, tels que des bacs à papier verrouillables et permettant un accès restreint, sont d’une importance capitale. Il est également impératif que les disques durs des machines soient effacés avant de les déplacer, car c’est là que sont stockées les données sensibles, y compris chaque impression, copie, numérisation ou télécopie effectuée par la machine.
Lorsque vous souhaitez limiter l’accès et l’utilisation des machines, celles-ci disposent de fonctions avancées qui permettent aux utilisateurs autorisés de saisir leur mot de passe. Cela peut vous aider à suivre la façon dont les machines de bureau sont utilisées, puisque vous pouvez récupérer un enregistrement des personnes qui ont utilisé les photocopieurs ou les imprimantes à un moment donné.
Numériser les dossiers des patients
L’utilisation d’un système de dossiers médicaux électroniques pour gérer les informations relatives aux patients est un excellent moyen d’améliorer la productivité, de renforcer la conformité et d’accélérer les temps de réponse en améliorant l’accès aux informations.
Beaucoup se demandent comment se débarrasser du papier. Pour de nombreux prestataires de soins de santé, en particulier les plus petits, le photocopieur de bureau est l’outil idéal pour numériser les informations sur les patients.
Un mot rapide sur le volume de papier et la conversion des documents du papier au numérique. Si vous avez de gros volumes de papier auxquels vous devez avoir accès régulièrement, il pourrait être judicieux pour vous d’envisager soit l’achat d’un scanner dédié pour convertir ces fichiers.
Si vous n’avez pas besoin d’un accès régulier aux documents anciens, les armoires à dossiers ou même l’archivage hors site pourraient vous convenir.
Identification du danger
L’employeur doit obtenir les fiches de données de sécurité de tout produit chimique utilisé par un photocopieur laser couleur ou une autre machine, y compris le toner et les nettoyants pour vitres, et les mettre à votre disposition. Ces fiches peuvent généralement être téléchargées sur le site web du fabricant.
L’employeur doit aussi procéder à une évaluation des procédures de travail liées à la photocopie afin d’identifier tout risque de manutention manuelle (par exemple, déplacer, porter, atteindre des rames de papier) ou d’exposition à des contaminants. Parlez à vos membres des effets possibles sur la santé et la sécurité de l’utilisation d’équipements de copie.
Écologique
Un photocopieur peut toujours utiliser un tas de papiers pour vos documents ainsi que des produits chimiques pour l’encre. Cependant, c’est la façon dont ces fournitures sont gérées qui les rend potentiellement nuisibles à l’environnement.
Si vous aviez votre propre photocopieur laser dans votre bureau, vous seriez en mesure de dicter vos conditions en la matière. En tant que clinique médicale, vous souhaitez bien sûr contribuer à la vie de votre environnement. C’est peut-être le cas en matière industrielle, mais cet aspect environnemental est tout aussi important.
Il est important que clinique travaille à l’amélioration de votre environnement dans un sens général tel que celui-ci. Le fait d’avoir votre propre photocopieur laser vous permet d’avoir ce contrôle et cette possibilité.
Vous pouvez concevoir votre propre stratégie de conservation. Vous pouvez également découvrir vos propres moyens de maximiser l’utilisation de votre photocopieur laser avec un minimum de déchets.
Suivi en temps réel de l’état de photocopieur laser couleur
En faisant appel à une société de solutions d’impression comme Copicom, vous pouvez bénéficier d’un suivi en temps réel de vos machines d’impression. Par exemple, si votre machine est à court de toner ou d’autres produits de première nécessité, le système de surveillance détectera que vous avez besoin de fournitures et vous enverra automatiquement les réapprovisionnements.
Soyez-en sûr, vous pourrez vous concentrer sur des choses plus importantes.
La rapidité
La nature même du secteur des soins de santé est de fournir des services de soins pour maintenir ou prévenir la maladie et la mauvaise santé. Plus on peut consacrer de temps aux besoins des patients plutôt qu’à l’administration et à l’organisation de la paperasserie, meilleurs sont le service et les résultats.
Par conséquent, trouver les bonnes imprimantes et photocopieur laser, qui donnent la priorité à l’impression à haute vitesse et à haut volume, pourrait être utile pour le secteur de la santé. Cela permet au personnel de ne plus passer un temps précieux à des tâches administratives lourdes et de se concentrer davantage sur les soins aux patients.
Diminuer le gaspillage de papier
Il existe plusieurs moyens écologiques de réduire les déchets de papier lorsque vous utilisez un photocopieur laser couleur. Par exemple, si vous réglez votre copieur pour imprimer en recto-verso, vous imprimerez plus rapidement, utiliserez moins de papier et dépenserez moins.
Vous pouvez également rechercher une imprimante avec des capacités recto-verso afin de ne pas avoir à retourner le papier vous-même pour numériser ou imprimer sur les deux faces.
Une autre façon de réduire le papier avec votre photocopieur laser couleur est d’envoyer des copies par courrier électronique ou de les sauvegarder sous forme numérique au lieu de les imprimer. En utilisant moins de papier, vous économiserez davantage d’argent.
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