maintenance des photocopieurs

La maintenance des photocopieurs demeure une action indispensable pour la bonne marche de toute entreprise. En effet, un matériel photocopieur performant évite tout arrêt ou rupture de l’activité de l’entreprise. Ainsi, la formalisation d’un contrat de maintenance des photocopieurs constitue une action très importante à envisager par les entreprises et ce, suite aux multiples avantages qu’il permet. Découvrons certains de ces avantages à travers cet article.

Quels sont les avantages du contrat de maintenance des photocopieurs ?

Les photocopieurs sont des outils indispensables à la bonne marche de l’activité de toute entreprise, quel que soit sa taille et quel que soit son domaine d’activité.

Le nombre de photocopieurs et leur nature (multifonctions, couleur ou noir et blanc…) diffèrent très largement d’une entreprise à une autre et ce, selon la taille de l’entreprise et le nombre de bureaux à équiper par des photocopieurs, la nature de l’activité qui détermine la fréquence de l’utilisation (photocopie de documents, impression…) et la durée de fonctionnement qui est exprimée souvent par le nombre de pages à photocopier ou à imprimer par mois. Bien évidemment, cette dernière propriété est liée plutôt avec la marque et la performance de l’appareil photocopieur que les autres facteurs.

Comme toute autre machine, le photocopieur dispose d’une durée de vie bien déterminée et son fonctionnement est conditionné par un mode d’emploi qui doit respecter les règles de l’art d’utilisation et d’éviter au maximum le recours aux mauvaises manipulations. Dans ce sens, il demeure indispensable pour chaque entreprise de penser préalablement à l’entretien et à la maintenance de ses photocopieurs et de ne pas attendre jusqu’à l’avènement des pannes, surtout dans l’absence d’un contrat de maintenance préalablement signé avec un prestataire de services de réparation des appareils photocopieurs car dans cette situation, la solution qui reste à envisager peut s’avérer difficile, complexe et surtout coûteuse.

En fait, malgré une utilisation adéquate et modérée d’un appareil  photocopieur de marque kyocera à titre d’exemple, et le respect strict des précautions d’emploi, il demeure presque quasiment impossible de ne pas avoir une éventuelle panne au niveau de l’outil de photocopieur, ce qui constitue un vrai problème et un grand désagrément au niveau de l’activité normale de l’entreprise surtout dans les périodes de pics de production, d’où l’importance d’un contrat de maintenance avec le constructeur ou le prestataire installateur.

Ceci s’avère parfaitement raisonnable puisqu’il s’agit d’une action qui présente plusieurs avantages et ce, indépendamment du mode d’acquisition de l’outil photocopieur (achat ou location). Voici quelques avantages du recours à la formalisation d’un contrat de maintenance des photocopieurs :

Avantages de la formalisation d’un contrat de maintenance de photocopieurs

  • À travers le contrat de maintenance, une entreprise peut garantir une intervention rapide et urgente dans le cas de l’avènement de toute éventuelle panne ou dysfonctionnement du matériel de photocopie à Montréal et ce, quel que soit la nature de la complexité de la panne. Bien évidemment, l’entreprise n’est pas tenue de payer des honoraires pour chaque intervention puisqu’il s’agit d’un forfait mensuel fixe qui est déterminé au préalable.
  • La formalisation d’un contrat de maintenance avec un prestataire de services de réparation des photocopieurs donne droit à l’entreprise de bénéficier en outre de l’installation du matériel, du service de réglage, de révision et d’entretien réguliers tout en permettant d’éviter ou d’intervenir lors des problèmes de fonctionnement habituels (bourrage de papier, apparition de messages d’erreurs, mauvaise qualité de photocopie ou d’impression des documents…).
  • L’entreprise peut bénéficier d’une assistance technique en ligne par un technicien hautement qualifié et ce, pour minimiser au maximum le temps d’intervention et la durée de l’inactivité de l’entreprise.
  • L’entreprise peut bénéficier, selon les clauses du contrat de maintenance, des pièces de rechange et des consommables (toners, cartouches, papier…).
  • La durée du contrat de maintenance des photocopieurs peut être largement négociée avec le prestataire de services et ce, selon la fréquence d’utilisation, la nature et la marque du photocopieur. Habituellement, le contrat de maintenance dure entre 1 à 5 années. Toutefois, il revient à l’entreprise de déterminer la période pour laquelle, elle désire formaliser le contrat de maintenance et ce, en fonction de son besoin interne, de son mode fonctionnement ainsi que de son budget.

Aussi, l’entreprise dispose d’un large choix au niveau de la détermination des types d’interventions et de la nature des tâches à intégrer dans le contrat de maintenance. Ainsi, cette mesure s’avère grandement importante car elle permet de fixer le montant des honoraires mensuels à verser au prestataire de services selon le besoin réel de l’entreprise.

Principaux éléments à intégrer dans un contrat de maintenance de photocopieurs

Lors de la formalisation d’un contrat de maintenance de photocopieurs avec un prestataire de services, il faut vérifier que le contrat inclut d’une manière claire les clauses et les éléments suivants :

  • L’indication claire et nette du matériel à maintenir avec la détermination de la date d’achat, les spécifications techniques ainsi que son état initial lors de la formalisation du contrat de maintenance.
  • Le montant des honoraires mensuels et les modalités de règlement.
  • Les obligations et les droits contractuels de l’entreprise et du prestataire de services de maintenance.
  • La durée du contrat de maintenance.
  • Les conditions de résiliation ou de prolongement du contrat de maintenance.

Différence entre contrat de maintenance et contrat d’entretien d’un photocopieur

Malgré que les termes entretien et maintenance ont pratiquement la même signification. il existe quand même certaines différences entre la signification juridique d’un contrat de maintenance et un contrat d’entretien de photocopieurs.

En effet, un contrat de maintenance d’un photocopieur est un ensemble de prestations qui sont délivrées lors d’un problème détecté de façon à concentrer les interventions plutôt à la réparation des pannes et des dysfonctionnements. Par contre, un contrat d’entretien d’un photocopieur donne lieu à un contrat presque ouvert qui implique des visites régulières pour la vérification du bon fonctionnement des machines photocopieuses et ce, sans une demande préalable de la part de l’entreprise et sans l’avènement d’aucune panne ou dysfonctionnement.

Bien évidemment, le choix au recours d’un contrat de maintenance ou d’un contrat d’entretien des photocopieurs revient à l’entreprise. Il faut bien noter qu’un contrat d’entretien coûte plus cher qu’un contrat de maintenance car l’entretien implique des déplacements et des visites régulières à l’entreprise ainsi qu’un service de proximité et continu, ce qui fait augmenter d’une manière directe le montant des honoraires à verser au prestataire de services d’entretien des machines photocopieuses.

En guise de conclusion, ces avantages constituent une meilleure solution qui permet à l’entreprise de fonctionner selon les normes professionnelles et d’éviter toute rupture de l’activité surtout lors des périodes des pics de production.

Cependant, l’entreprise doit bien étudier ses besoins et ce, afin d’opter pour le contrat qui pourra répondre parfaitement à ses exigences, soit un contrat de maintenance ou un contrat d’entretien.